Vi behöver dig som gillar service!
Lockas du av utmaningar och är intresserad av att möta nya människor? Tycker du om att göra det där ”lilla extra” för en gäst, kund eller medarbetare - och att se hur detta kan påverka möten, relationer och intrycket av varumärket." Du blir anställd av oss som First Impression Manager och arbetar på uppdrag hos vår kund Asker Healthcare Group.

Om rollen

Som receptionist på Asker Healthcare Group är du företagets ansikte utåt och det naturliga navet på kontoret. Du arbetar självständigt i dialog med HR och CEO Office och ansvarar för att skapa en välkomnande, professionell och trygg miljö för både besökare och medarbetare. I rollen ingår ett helhetsansvar för receptionen och den dagliga servicen på kontoret – service är A och O.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

• Ta emot och registrera besökare, förbereda och genomföra möten samt ordna frukt, fika och luncher vid behov

• Säkerställa att kontor, mötesrum och gemensamma ytor alltid är representativa och fullt fungerande (t.ex. kaffemaskiner, konferens- och mötesteknik)

• Ansvara för receptionens och kontorets dagliga rutiner och löpande föreslå förbättringar av arbetssätt och rutiner

• Planera och genomföra trivselaktiviteter och mindre tillställningar på kontoret

• Ansvara för inköp och beställningar kopplade till kontoret (kontorsmaterial, förbrukningsvaror, enklare IT‑utrustning m.m.)

• Onboarding/offboarding av medarbetare.

• Hantera kvitton, reseräkningar och First Card i enlighet med interna rutiner

• Svara i telefon och hantera inkommande samtal och enklare mailförfrågningar

• Ge service och första linjens support till medarbetare gällande t.ex. post/bud, budbokningar, mötesrum och enkel first‑level IT‑support

• Vara kontaktperson gentemot kontorets externa leverantörer (t.ex. städ, fastighet, tekniska leverantörer) och följa upp kvalitet

• Delta i kontorets arbetsmiljö‑ och säkerhetsarbete tillsammans med HR/CEO Office

Kvalifikationer

• Erfarenhet av receptionist‑ eller kontorsserviceroll, gärna från liknande kontorsmiljö

• Mycket god servicekänsla, utåtriktad och professionellt bemötande – du trivs i en roll där du möter många människor varje dag

• Ordningssam, strukturerad och van att arbeta självständigt med flera uppgifter parallellt

• Hög känsla för estetik och detaljer – du ser vad som behöver göras innan någon ber om det

• Goda kunskaper i Officepaketet, framförallt Teams och Outlook men även excel; erfarenhet av enkel administrativ hantering (t.ex. kvitton/fakturor) är meriterande

• Erfarenhet av att använda digitala verktyg och AI‑lösningar (t.ex. chattbotar eller automatiseringar) för att effektivisera administration, informationssökning och intern service är meriterande

• Trygg i att använda digitala verktyg och att ge enkel first‑level IT‑support till kontoret

• Språkkunskaper: Svenska och engelska flytande i tal och skrift

Vem är du?
Du drivs av att göra skillnad och överträffa förväntningar. Rollen är bred och du förväntas att vara flexibel, prestigelös och stresstålig. Du har känsla för kvalitet och trivs med att vara den första personen som kunderna möter när de kommer till företaget. Du är ansvarstagande, serviceminded och van att ha många olika arbetsuppgifter parallellt. Du ligger alltid steget före och ser möjligheter att stötta och hjälpa dina kollegor samt hitta lösningar för utveckling av företagets bemötande. Din svenska och engelska är flytande i tal och skrift och du är en van användare av internet och Office-paketet.

Om The First Impression Company
The First Impression Company är ett företag som samlat några mycket erfarna och nytänkande individer kring frågan om hur B2B-företag möter sina besökare. Genom våra erfarenheter från olika branscher har vi samlat på oss mängder av kunskap som gör vår vägledning lönsam när det kommer till att skapa en unik och minnesvärd besöksupplevelse. Vi är passionerat engagerade i det faktum att bra möten leder till bra relationer och att bra relationer leder till bra affärer. Vi drivs av vetskapen att våra insatser kommer att generera en ökad intäkt för våra uppdragsgivare. Med stor erfarenhet och specialistkompetens från branscher som kontorskaffe, hotell & restaurang, bemanning, företagsservice, utbildning, marknadsföring och design har vi benat ut vad som måste vara på plats för en besöksupplevelse i världsklass. Vårt motto är att mottagandet alltid ska vara positivt laddat med en wow-känsla och att besökaren ska vilja komma tillbaka. Vi vill tillsammans med alla medarbetare ha ett inspirerande och meningsfullt arbete med en tillitsfull kultur. Våra värdeord vägleder oss i vår vardag: Vi är Snabba, Professionella, Intresserade, Relationister och Ambitiösa.

Vår filosofi
är att första intrycket ska användas till att stärka varumärket och skapa förutsättningar för bra möten, bra relationer och bra affärer. Du presenteras till våra kunder som en First Impression Manager för att säkerställa kundens ”First Impression”. Du representerar varumärket och DU gör skillnad. Du arbetar ute hos våra kunder och ingår i vårt nätverk med flera andra First Impression Managers som kontinuerligt samlas för vidareutbildning genom inspirationsföreläsningar etc. Eftersom vi erbjuder våra kunder möjligheten att rekrytera den person de hyrt kan detta leda till att du blir erbjuden en anställning, dock självklart förutsatt att det är ömsesidigt.